비서실에서의 문명화된 언어와 서비스 금기
첫째, 문명화된 언어
(1) 안녕하세요! 여기 앉으세요.
(2) 안녕하세요, 앉아서 물 좀 마셔주세요.
기다려서 죄송합니다.
가세요.
어떻게 도와드릴까요?
(6) 천천히 말씀해주세요!
실례합니다, 리더가 부재중입니다. 무슨 일이시죠?
전화 번호를 남겨 주시면 완료되면 전화드리겠습니다.
대장님께 물어볼 게 있어서 잠시만 기다려주세요.
당신이 찾으시는 동지가 없습니다. 제가 말씀드릴까요?
그렇다면 제가 대신 해드릴까요?
제 답변이 만족스럽지 않으시면 '비서 업무'로 이동하여 조언을 구하세요.
(12) 이 문제는 "비서 업무"에서 처리합니다. "비서 업무"로 문의해 주세요.
저에게 연락해 주십시오. 제 전화번호는 "비서 업무"입니다.
전화를 받을 때:
안녕하세요.
(15)안녕하세요, 누구를 찾으시나요?
그/그녀가 여기 있습니다, 잠시만 기다려 주세요.
전화할 때:
여보세요, 비서실입니다. 비서 업무 담당자를 연결해 주시겠습니까?
다시 전화해 달라고 전해 주세요. 제 전화번호는 "비서 업무"입니다.
고마워요, 끊습니다.
서비스 금기 사항 두 가지
(1)오늘은 할 일이 있어서 일하지 않을 거예요.
(2)어떻게 여기까지 왔어요? 일찍부터 뭘 하셨나요?
(3) 할 수 없다고 하면 할 수 없어요.
(4) 언제 끝날까요? 언제든 물어볼 수 있습니다.
(5) 뭐가 그리 급해요? 아직 출근도 안 했는데요.
언제 오세요? 내일 다시 오세요.
(7)퇴근 시간이 다 됐어요.
(8) 모르겠어요.
내 통제하에 있지 않아.
내가 말하지 않았나요? 선명도를 변경하는 방법.
(k) 문서에 있으니 직접 찾아보세요.
나 지금 외출 중이라서 얘기할 시간이 없어요.
(13) 싫다고 하면 안 할게요.
(14)불만이 있으면 리더에게 가세요.
(15)정책이 그렇게 결정되었으니 불만을 제기하고 보고하세요.
(16)너무 바빠서 전화하지 못했어요.
(17)공지가 하나도 기억나지 않습니다. 이해할 수 있는 사람에게 전화하세요.
잠깐만요, 나 바쁜 거 안 보여요?
나는 그 간단한 일도 못하겠어요.
(20) 잔소리하지 말고 시키는 대로 하세요.