1. 공문서 초안은 A4 용지 사용에 주의하고, 워드 용지는 상단 3.7㎝, 하단 3.5㎝, 왼쪽 2.8㎝, 오른쪽 2.6㎝로 설정합니다.
2. 공식 문서의 제목은 노래 2로 표시해야 합니다(굵게 표시할 필요 없음). 공식 문서의 본문은 마이크로소프트 야헤이 3을 모방하여 사용하며, 본문 제목을 강조할 필요가 있는 경우 송 굵게 모방을 사용하지 않고 굵게 사용합니다. 단락 간격은 30파운드로 고정되어 있습니다.
3. 전자 문서에는 서명이 필요하지 않으며, 작성 시간은 중국어 형식이어야 합니다. 예: "2004년 10월 12일".
4. 사람, 장소, 수치 및 인용의 이름이 정확합니다. 공식 문서를 인용할 때는 제목을 먼저 인용한 다음 문서 번호를 붙여야 합니다. 문서 번호는 문서 제목 뒤에 괄호 안에 표시해야 합니다. 예를 들어, "샤오싱시 국가세무국 2004년 XX년 업무"(샤오과수파 [2004] 444호)와 같이 표시합니다.
5. 공문서 구조의 계층적 서수를 작성할 때, 첫 번째 수준은 "I", 두 번째 수준은 "(I)", 세 번째 수준은 "1", 네 번째 수준은 다음과 같습니다. "(1)". 공문서의 숫자는 작성 시기, 특정 구조 수준의 서수, 단어나 구, 관용구, 약어 및 수사적 진술에서 형태소로 사용되는 숫자를 제외하고는 아라비아 숫자로 표기합니다.
6. 문서에 부록이 있는 경우 부록의 순서와 이름은 본문 뒤와 작성 시점 앞 두 칸에 표시해야 합니다. 그리고 부록은 부록 열에 배치합니다. 예: "부록:1. ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
7. 작성일은 담당자가 발급한 날짜를 기준으로 하며, 최종 발급 기관의 담당자가 발급한 날짜는 공동 작성일을 기준으로 합니다.
8. 문서의 제목은 문서의 주요 내용을 정확하고 간략하게 요약하고 문서의 종류를 표시하며, 일반적으로 발급 기관을 표시해야 합니다. 발급 기관을 표시하지 않고 제출된 공문서의 제목. 법령의 명칭과 도서의 제목을 제외하고 공문서의 제목에는 일반적으로 구두점을 사용하지 않습니다.
9. 상급 기관에 전달되는 공문서의 제목이 너무 긴 경우 제목 요약으로 전달할 수 있으나, 상급 기관의 공문서 기호로 대체할 수 없습니다.
10. 공문서의 주 송신 기관이 주 수신 기관이며, 전체 명칭 또는 표준화된 약어 또는 일반 명칭을 사용해야 합니다.
11. "요청"은 동일해야 하며, 일반적으로 하나의 주요 기관만 사용해야 합니다. 다른 기관에 동시에 복사할 필요가 있는 경우 복사하되, 하부 기관에 동시에 복사해서는 안 됩니다. 지도부가 직접 지시한 사항 외에 "지시"는 개인에게 직접 전달해서는 안 됩니다.
12. '보고'와 '지시'는 엄격히 구분되어야 하며, '보고'에는 지시사항이 포함되어서는 안 된다.
13. 쉼표로 구분하고 마침표로 끝나는 두 개 이상의 단위로 복사합니다. 예: "복사 대상: ××××, ××××, ×××."
(II) 승인
1. 승인자는 의견에 명확하게 서명하고 자신의 이름과 승인 내용을 적어야 합니다.
2. 공문서를 결재권자에게 송부하기 전에 원고가 속한 부서의 장이 사전 검토 후 서명하여 본부로 송부하여 검토를 받도록 한다. 그 중 세금 관련 규범 문서는 부서장이 1차 검토 후 시의회 법무과로 보내 검토한 후 사무처로 보내 검토합니다. 사무실에서 초안을 검토할 때 법무 부서에서 검토하지 않은 세금 관련 규범 문서는 제때에 초안 작성 부서로 반송해야 한다는 것을 알게 됩니다.
일반 접수 처리
1. 사무국은 제안된 의견을 적시에 제시해야 합니다.
2. 사무실 접수 및 발송 담당자는 담당 국장에게 지침을 배포하고 동시에 다른 국장에게 전달한다. 국장들은 지침의 지도에 따라 담당자를 송수신하여 공문서를 처리하고 일일이 협의한다.
3. 계약자 또는 주계약자는 공문서를 수령한 후 적시에 처리해야 하며, 공문서의 비고란에 처리 과정의 견해나 결과를 명확히 기재하고 서명해야 합니다. 필요에 따라 문서에 명확한 시간 제한이 있습니다. 명확한 규정이 없는 경우 영업일 기준 5일 이내에 완료하고 국장에게 보고해야 합니다. 광범위한 복잡한 문제의 내용이 지정된 시간 내에 완료 될 수없는 경우 주최자는 상사 또는 관련 당사자에게 이유를 설명해야합니다. 담당 국장에게 보고해야 하는 사안의 경우 적시에 담당 국장에게 보고해야 합니다. 기타 회람된 문서는 일반적으로 영업일 기준 2일 이내에 열람하며 서명할 필요가 없습니다.