첫째, 경제 효과를 높이다
과거에는 사무원과 사무비용을 늘리는 것이 이 문제를 해결할 수 있는 유일한 수단이었으며, 이로 인해 관리 비용이 급증했습니다. 디지털 파일 관리는 기존의 종이 파일 정보 개체를 기계가 읽을 수 있는 파일로 변화시켜 스토리지 비용과 설치 공간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 조회도 쉽고 빠르며, 중복 인쇄로 인한 종이와 인력의 낭비를 방지합니다.
둘째, 업무 효율성 향상
디지털 파일 관리를 통해 데이터를 적시에 아카이빙하고 최대한 빨리 사용할 수 있습니다. 조직부를 예로 들면 간부의 임용과 발탁은 상세하고 정확한 문서 정보가 필요하다. 아카이브의 디지털 관리는 상세한 실시간 데이터 정보를 제공하여 리더십 의사 결정에 서비스를 제공합니다. 한편 디지털 파일 관리는 정보 조회를 매우 간단하게 만들어 직장인들이 집을 나서지 않고도 천하의 큰일을 이해할 수 있게 해 줍니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 디지털 파일 관리, 디지털 파일 관리) 정보의 흐름이 시간과 공간을 초월하기 때문에 디지털 아카이브는 사실상' 벽이 없는 파일' 이 되었으며, 아카이브는 기본적으로 파일 엔티티의 스토리지에서 사용하기 쉬운 정보 제어 센터로 바뀌었다.
셋째, 원본 파일 보호 강화
종이 파일을 디지털 전자 파일로 변환하면 파일 사용이 더욱 안전합니다. 특히 역사가 유구한 자료들은 디지털화 후 보호하는 것이 더 좋다. 또한 일부 파일은 디지털 처리 후 변조를 방지합니다.