"간부 기록 작업 규정" 과 "간부 기록 정리 작업 규칙" 에 따르면 간부 서류는 감정, 분류, 정리 후 구멍을 뚫어 책으로 제본해야 한다. 제본은 깔끔하고 아름답기 때문에 잃어버리기 쉽지는 않지만, 실제 업무에서는 많은 폐단이 있다. 하나는 파일을 손상시키는 것이다. 현재 간부 장구를 사용하는 것을 추천하며, 반드시 천공기로 0.6 cm 의 제본구멍을 세 개 치고 금속 연못으로 구멍을 뚫어 고정해야 한다. 간부 파일은 학생, 병사, 노동자 등의 서류에서 변형되어 여러 차례 정리하여 제본한 결과, 왼쪽은 이미 만신창이가 되었다. 또한 오래된 종이는 얇고 부드러워서 많은 것을 수선해야 제본할 수 있다. 둘째, 서류를 정리하는 것이 불편하다. 간부 파일은 문서 파일과는 달리, 보관 후 기본적으로 고정되어 있다. 매년 간부 기록에는 연간 심사, 임금 변동, 지속적인 교육 등 인사 자료가 있다. 매년 인사 자료는 해당 범주와 직위에 삽입해야 하며, 모두 개봉하고 다시 제본해야 하며, 작업량이 매우 많다. 셋째, 서류 사용이 불편하다. 간부 파일은 간부 선발, 출국훈련, 퇴직관리, 직함평가, 복지대우, 정심 등에서 고도로 이용되고 있다. 때로는 복사본이나 원본을 제공해야 할 때도 있고, 재료의 단일 복사본을 꺼내서 책으로 제본해야 할 때도 있다. 넷째, 기록 보관소의 정보화 관리가 불편하다. 사무 자동화의 보급과 정보화 과정이 추진됨에 따라 간부 인사 파일에 대한 정보화 관리가 필수적이다. 시스템 내 또는 일정 범위 내에서 인사 파일 정보 자원 공유 메커니즘이 점진적으로 구축되고 개선되고 간부 파일 디지털화가 주요 임무가 되어 스캔 등의 기술 처리가 쉽지 않을 것이다. 다섯째, 서류의 안전 비밀에 불리하다. 나 또는 다른 부서의 경우, 규정에 따라 어떤 인사 자료를 열람하는데, 반드시 전체 볼륨을 제공해야 하기 때문에, 사용자가 다른 인사 자료를 보고 읽는 것을 통제하기 어렵다. 여섯째, 문서 서류의 입권과 정리 규칙은 간부 서류의 정리에 유익한 본보기를 제공한다. 2000 년부터 문서의 보관 방법을 개혁하고, 정리를 단순화하고, 검색을 심화시키고, 단일 문서 제본, 간단한 분류, 보관 기간, 분상자 관리를 실시하여 운영과 파악을 용이하게 하고, 생산성을 높였다. 간부 문건은 아직 제본되지는 않았지만, 여전히 간부 문건의 형성 법칙, 정리 원칙 및 분류 방법에 따라 정리한다. 유연하고, 편리하고, 과학적이며, 안전한 제본 방법 (예: 밀봉백, 연미클립 등) 을 선택하고, 다양한 종류의 인사 자료를 상대적으로 고정한 다음, 인사 파일 상자에 넣어 관리와 사용을 용이하게 하고, 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.