기업 임원이라면 누구나 매년 회의 기획에 필연적으로 참여하게 된다: 연말 영업 회의, 특별 투자 회의, 신제품 홍보 회의, 전문 학술 세미나 등, 이러한 회의는 모두 반드시 회의의 목적을 달성하고, 설정된 목표를 완벽하게 달성하려면 신중하게 계획하십시오. 그렇다면 어떻게 하면 회의를 잘 계획할 수 있을까요? 아래는 제가 정리한 관련 내용입니다. 읽고 참고하셔도 좋습니다!
우선 회의 기획의 목적이 명확해야 한다. 즉, 이 회의의 목적은 무엇인가? 무슨 목적으로? 이 점에 대해서는 계획을 세우기 전에 이사회 및 사장과 소통하여 주제와 목적을 정하고 목표와 예상 목표를 적어야 합니다.
둘째, 참가자를 결정합니다. 이번 회의의 주요 참가자는 누구입니까? 어떤 정부 지도자들이 참석할 예정입니까? 언론인은 몇 명인가요? 환승은 어떻게 준비하나요? 좌석을 합리적으로 배치하는 방법은 무엇입니까? 모임의 음식과 숙박을 전담하는 사람이 있어야 하며, 방 정리와 식사 주문에 대한 권한은 이 사람에게 위임되어야 하며, 회의로 인한 혼란을 피하기 위해 가능한 한 많은 방과 식탁을 마련하도록 노력해야 합니다. 시간이 부족해요. 이 사람은 바람직하게는 특정 명성과 관리 능력을 갖춘 회사 부서 수준 이상의 간부여야 합니다. 회의실의 결정과 장소의 배치는 일반적으로 회사의 기획 부서에 맡길 수 있습니다. 배너, 배너, 풍선, 콘텐츠 등의 수, 연단 좌석 수, 행사장 좌석 수를 나열하십시오. .사고에 대비해 프로젝터 2대를 준비하는 것이 좋으며, 마이크 등은 제한된 시간 내에 완료하는 것이 좋습니다.
셋째, 미팅 공지 및 리셉션입니다. 회의 통지 목록을 결정하고, 회의 시간에 통보할 사람을 지정하고, 회의 참석 인원을 확인하고, 문제가 있는 경우 적시에 조정합니다. 확인 내용은 일반적으로 참석인원, 교통수단, 도착시간 등으로 구분됩니다. 대규모 회의 계획은 대개 3개월 전부터 시작됩니다. 회의 통지의 첫 번째 단계는 회의 시작 1개월 전에 통보하고 확정하는 것입니다. 2단계는 미팅 시작 약 보름 전에 공지되며, 최종 확정은 미팅 시작 1주일 전에 확정되어야 합니다! 접수 직원은 일반적으로 역무원을 처리하고, 프런트 데스크에서 접수를 받고, 서명하고 선물, 객실 카드 등을 발행합니다. 확인된 참가자 목록, 도착 장소 및 시간에 따라 차량 및 운전자는 참가자가 공항이나 역에서 발이 묶이는 것으로 인한 부정적인 영향을 피하기 위해 보관 및 운송 부서와 협력해야 합니다.
넷째, 회의 전에 만나세요. 사전 회의는 회의를 성공적으로 조직하고 계획하는 열쇠입니다. 모든 관련 직원은 각 회의 전에 회의 준비 사항을 진실로 보고하여 각 업무의 진행 상황이 전체 진행 상황과 일치하도록 적시에 수정이 이루어질 수 있도록 해야 합니다. 회의.
다섯째, 회사 이사회와 완전한 의사소통과 높은 일관성을 유지하세요. 이사회의 주요 참가자의 연설 순서, 내용 및 시간을 결정하여 회의가 회의 안건에 따라 정확하고 진행되도록 보장하고 회의의 심각성과 기업 이미지를 향상시킬 수 있습니다.
여섯째, 회의 중에 몇 가지 작은 세부 사항을 수행하십시오. 회의 중 다과와 과일은 신선하고 맛있는 시간에 맞춰 배달되어야 합니다. 모임 중에는 참석자들의 방에 무료 과일과 꽃바구니를 마련하고, 중요한 사람들도 꽃을 배치할 것입니다. 회사 이사회의 주요 인물이 서명하는 감사 편지는 주로 회의에 참석한 참가자들에게 인사와 감사를 표하는 것이며, 감사 편지에는 광고가 섞여서는 안 됩니다. 색상 톤은 회사의 이미지와 일치해야 하며 회사의 로고는 통일된 것이 가장 좋습니다. 회의 중 방문에 중점을 두고 이사회 주요 인물 및 주요 참가자 귀국 후 야간 방문을 준비하고 양 당사자의 시간 조정을 확인하며 참가자에게 중요성과 애도를 주로 강조해서는 안됩니다. 너무 길면 15분에서 30분 정도가 되어야 참가자를 방해하지 않을 만큼 충분합니다.
일곱째, 컨퍼런스 비용에 대한 예산을 잘 세우세요. 예산은 기본적으로 정확해야 함은 물론, 회의 중 예상치 못한 일이 예산을 초과하여 이사회에 설명하기 어렵게 되는 일이 없도록 최대한 예상치 못한 비용을 대비해야 합니다.
여덟째, 회의 후 방문하여 작업을 확인합니다. 회의 후 전화 통화, 방문 방문, 회의 결과 확인 등을 전담할 담당자를 배정합니다.
아홉째, 회의 요약입니다.
회의의 효율성을 평가하고 성공을 요약합니다.