바빠진 업무로 인해 사무실에서는 예절을 세울 여유가 없지만, 잘 살펴보면 회사가 정한 규범과 코드를 게시판에 게시하는 경우가 많습니다. 이 회사가 지켜야 할 사무실 에티켓. 일부 회사는 행정명령을 통해 이를 시정하고 제한하는 반면, 다른 회사는 직원들이 준수하도록 격려하기 위해 온화한 설득을 사용했습니다. 아래에 몇 가지 정보를 정리했습니다. 도움이 되었으면 좋겠습니다.
안녕하세요
사무실에서의 "인사말"은 사람에 따라 다르지만 따뜻한 인사와 칭찬입니다! , 업무에 없어서는 안될 공손한 언어입니다. 서비스 업계의 일부 기업에서는 직원들이 학습을 계속하면서 예의바르게 행동하는 좋은 습관을 기르기를 바라면서 직원들에게 이른 아침 회의를 통해 다양한 인사말 억양과 억양을 연습하도록 요구하는 등 인사말 언어를 강력하게 옹호합니다.
인사말은 대인관계에서 기본적인 인사법이다. 집에서 일어나 어른들에게 인사를 해야 하는 것처럼, 직장에서도 언제나 좋은 대인관계를 보여줘야 한다. 적절한 인사말은 부자연스럽거나 인위적으로 들리는 인사말이 아니라 관심과 따뜻한 상호작용을 표현하는 인사말입니다. 인사말도 시작 언어입니다. 다양한 주제를 시작할 때 인사말을 사용하면 양측 모두 신속하게 문제를 해결하고 적절한 주제를 입력할 수 있습니다.
칭찬은 쉽게 형성되지 않습니다. 대부분의 성공적인 리더는 직원들에게 동기를 부여하기 위해 능숙하게 칭찬을 사용하며, 그 효과는 금전적인 격려보다 훨씬 더 가치가 있습니다. 칭찬을 실천하려면 먼저 상대방의 행동을 주의 깊게 관찰하고, 상대방이 칭찬할 수 있는 점을 찾아낸 다음, 단순하고 심오한 언어를 사용하여 사람들에게 영감을 주는 것이 필요합니다.
인사는 위에서 아래로, 아래에서 위로, 평행 인사로 나눌 수 있습니다. 위에서 아래로 인사하는 경우를 예로 들어보겠습니다. 사무실마다 분위기가 다르기 때문에 이런 인사말도 다릅니다. 어떤 부서는 매우 진지하여 상사가 부하에게 인사하는 것이 대부분 격식을 갖춘 반면, 어떤 회사에서는 인사가 친구처럼 다정하여 누가 상사이고 누가 부하인지 구분하기 어렵습니다. 인사에 정해진 언어 패턴은 없지만, 사무실 에티켓에 있어서 가장 좋은 시작이자 대인관계 윤활유라고 볼 수 있습니다.
직원 커뮤니케이션
직원 커뮤니케이션은 회사 내 사람들의 대화를 들으면서 회사의 기업 문화를 이해할 수 있는 중요한 질문입니다. 훌륭한 상사는 말을 잘 들어주고, 부하 직원이 말할 때 긴장하게 하지 말고, 자유롭게 말할 수 있도록 해야 합니다. 일반적으로 대화를 시작하기 전에 감독자는 대화 중에 상대방의 긴장감과 의심을 없애기 위해 상대방에게 자리에 앉도록 요청할 수 있습니다. "나"라는 단어를 사용하여 대화를 시작하고 "당신"이라는 단어를 덜 사용하여 비난할 수 있습니다. 부하직원의 기분을 존중하고, 많이 듣고, 적게 말하여 그들이 자신의 의견을 충분히 표현할 수 있도록 하십시오. 또한 리더 자신도 자신이 하는 일을 실천하고, 성실하게 일하며, 공정하고 모범을 보여 존경받을 수 있어야 합니다.
하급자로서 자신의 일을 통해 자신을 표현하고, 겸손하거나 거만하지 않게 말하며, 남에게 아부하거나 업신여기게 해서는 안 된다. 매일 만나는 동료들에게는 너무 예의를 갖추지 않아도 되지만 가장 기본적인 예의는 그래도 필수다. “미안해요”, “용서해주세요”, “실례합니다”, “불 좀 빌려줄게요”, “먼저 가겠습니다”, “다음에 봐요” 등과 같이 흔히 사용되는 경어. , 보관해야 합니다. 언어는 예의의 중요한 부분입니다. 서로 매우 친숙한 동료 사이에서도 너무 예의바르거나 너무 캐주얼해서는 안 됩니다. 당신이 너무 공손하면 상대방이 감히 당신에게 접근하지 못할 것이고, 당신이 너무 태평하다면 당신은 교육을 받지 못하고 품위가 부족하다고 느낄 것입니다.
방문객 환영
방문객이 도착하기 전에 회사는 방문객을 맞이할 준비를 충분히 해야 합니다. 리셉션 활동에는 세심한 준비와 신중한 계획이 필요합니다. 자세한 내용은 다음 사항을 참조하세요.
1. VIP 손님을 맞이하고 동행하고 맞이할 리셉션 사양을 결정합니다.
2. 리셉션 계획 수립: 리셉션 사양 외에 활동 계획이 있나요?
3. 손님의 목적과 요구 사항, 만남과 방문 의지, 방문 경로 및 교통 수단, 도착 및 출발 시간, 손님의 생활 습관 및 금기 사항 등을 포함하여 방문 상황을 이해합니다.
4. 귀빈 환영 및 배웅, 회의 장소 준비, 방문 준비, 통역 준비, 숙박 및 교통 등을 준비합니다.
공식적인 리셉션에서는 리셉션 사양도 매우 중요합니다. 사전 이해가 없으면 심각한 결함이 발생하는 경우가 많습니다. 수신 사양이 잘못되면 상대방이 기분이 좋아질 것이고 그렇지 않으면 매우 불편해질 것입니다. 일반적인 리셉션 사양은 방문객의 상태에 따라 다음과 같은 세 가지 유형으로 나눌 수 있습니다.
고수준 리셉션 : 주요 동반 인원이 손님보다 높은 지위에 있는 리셉션. 예를 들어 상관이 상황을 이해하고 의견을 전달하기 위해 직원을 보낼 때 높은 수준의 리셉션이 필요합니다.
낮은 수준의 접대: 주 동행자가 손님보다 지위가 낮은 접대를 말합니다. 예를 들어, 고위 간부나 부서 관리자가 풀뿌리 단위를 점검하러 간다면 그것은 낮은 수준의 리셉션이 될 것입니다.
상대접수: 주 동행인이 손님과 동일한 지위를 갖는 응대.
오시는 분들도 손님이고, 저희는 손님을 정중하게 대합니다. 서로 업무상 접촉이 있는지 여부에 관계없이 예의바르게 대해야 합니다. 손님이 회사 프론트 데스크에 도착하는 순간부터 완전히 떠날 때까지 방문객이 집처럼 느낄 수 있도록 에티켓 규칙을 준수해야 합니다.
전화 예의
전화 예의 역시 사무실에서 빼놓을 수 없는 예의 중 하나입니다. 많은 비즈니스 고객들이 전화 통화로 인해 기분이 좋지 않거나 의사소통이 원활하지 않은 경우가 많습니다. 따라서 전화 예의는 전 직원을 대상으로 한 기본 교육 프로젝트로 활용되어야 하며, 이를 전면적으로 홍보하고 실행하여 고객이 처음 전화를 받는 순간부터 회사에 대해 매우 만족감을 느낄 수 있도록 해야 합니다. 이런 종류의 훈련은 장기적인 훈련이 필요하며 하루아침에 이루어질 수 없습니다.
웃는 얼굴이 웃는 목소리를 낳고, 그 목소리는 훈련되고 관리될 수 있다. 대다수의 사람들은 자신의 목소리를 훈련하지 않고 오로지 본능적인 자연스러운 음조에만 의존하여 말합니다. 이것은 큰 실수입니다. 전화를 통해 소리가 생성되어야합니다. 우리는 거울을 바라보며 우리가 말하는 방식을 주의 깊게 관찰할 수 있고, 우리가 말하는 목소리를 녹음하고 들을 수 있어 우리가 말하는 것의 심각한 결점을 찾아 바로잡을 수 있습니다.
전화로 그 사람의 목소리만 들리고 그 사람의 모습이 보이지 않거든요. 따라서 간단한 KISS 이론으로 말하면 간단하고 짧게 유지하십시오. 간단하고 간결한 단어를 사용하고, 지나치게 전문적인 명사나 전문용어를 사용하는 것은 상대방이 빨리 이해하기 어렵게 만들기 때문에 피하세요. 부득이한 경우라도 좀 더 대중적인 용어를 사용하고 간단한 설명을 해주시면 서로의 소중한 시간을 절약하고 오해를 피할 수 있습니다.
소개 에티켓
소개도 사무실에서 흔히 하는 일인데, 초기 소개와 상호 소개로 나뉜다. 소개에는 많은 지식이 필요하며 대부분의 사람들이 상상하는 것만큼 간단하지 않습니다. 단지 이름과 직위를 교환하는 것뿐입니다. 손님이 왔을 때 주인과 손님을 소개할 필요가 있을 경우 중개자는 먼저 손님을 호스트에게 소개한 다음 호스트를 손님에게 소개하는 것을 기억해야 합니다. 손님이 2명 이상일 경우, 우선순위에 따라 소개되어야 합니다.
따라서 중개자는 소개를 하기 전에 두 당사자 사이의 관계를 진정으로 이해해야 하며, 동시에 상대방의 상태를 오해하지 않도록 상대방이 가장 알아야 할 사항을 이해해야 합니다. 설명이 짧았기 때문이다. 소개된 개체의 정확한 신원이 의심스러울 경우 먼저 관련자에게 지시나 조언을 구하여 소개하기 위해 상대방이 어떤 ID를 사용해야 하는지 확인해야 합니다.
자기 소개를 할 때 “저는 우 부장입니다”라고 실수하는 경우가 많다. 사실 호칭은 자신이 말하는 것이 아니라 상대방에게 부여되는 호칭이다. "내 성은 우입니다." 또는 "저는 이 회사의 총책임자입니다."라고 말하면 쇼핑몰 예절을 이해하지 못하고 자신을 자랑하는 사람들이 비웃을 것입니다.
열린 마음으로 가르치십시오.
고객 불만 사항도 사무실에서 흔히 발생하는 문제이므로 다양한 불만 사항을 효과적으로 처리하는 방법은 오늘날 다양한 산업에서도 어려운 문제입니다. 고객의 불만을 처리하는 방법을 알아야 합니다. 어떤 비난이나 비난을 받더라도 열린 마음으로 비판을 받아들여야 합니다. 심한 비난을 받더라도 고객과 논쟁을 벌여서는 안 됩니다.
민원을 받은 사람에게 먼저 미안하다고 말하고, 상대방의 민원을 들어본 뒤 계속해서 미안하다고 말하세요. 누가 옳고 그름을 떠나 고객에게 불편함이나 불쾌감을 줬다면 사과해야 합니다. 고객이 어떤 문제에 대해 불만을 제기하더라도 불만 사항을 오해를 설명할 수 있는 좋은 기회로 생각하십시오. 고객 불만 처리 담당자는 잘 훈련되어 있어야 하며, 적시에 상대방의 감정을 진정시키고 문제를 해결하기 전에 먼저 기분을 진정시킬 수 있어야 합니다. 간결하고 적절한 설명을 차분하게 하고, 설명할 기회를 준 상대방에게 감사를 표하세요.
고객 방문
방문이란 상대방의 사무실을 방문하여 공식적인 업무에 대해 논의하는 것을 의미합니다. 어떤 사람들은 마음대로 다른 사람을 방문하는 것을 좋아합니다. 이것은 방문하는 대상에 초대받지 않은 손님입니다. 이는 매우 무례한 일입니다. 사전 동의 없이 성급하게 방문하게 된다면 상대방은 당황하고 당황하게 될 것입니다. 상대방이 회의 중이거나 집을 비운 경우 또 다른 문제가 발생하여 문제가 발생할 수 있습니다. 방문하는 고객에게 사전에 통보하고 확정할 뿐만 아니라, 이미 결정된 일정이라도 출발 전에 다시 확인하여 상대방에게 사전 준비를 상기시켜 주어야 합니다. 방문 전 일정과 시간을 미리 계획해 상대방이 대화할 수 있는 시간을 어느 정도까지 정해야 하며, 상대방을 너무 오래 점유하는 것은 바람직하지 않습니다. 동시에, 시간에 맞춰 도착하고 늦지 않도록 하세요.
휴직 요청
직장인은 개인적인 사고로 인해 불가피하게 임시 휴가를 받아야 하지만, 이러한 업무를 맡을 적합한 사람이 없는 경우 휴가를 받는 것은 큰 문제가 됩니다. 회사에 문제가 생겼습니다. 따라서 휴가로 인해 업무를 계속할 수 없게 되는 일이 없도록 미리 휴가 계획을 세워야 합니다.
어떤 사람들은 감정적으로 불안정하고 기분이 좋지 않을 때 항상 퇴사를 요청하는 것을 좋아합니다. 이는 무례할 뿐만 아니라 회사의 상식에도 어긋납니다. 직원들은 직장에서 자신의 감정을 다스려야 하며 감정적인 문제 때문에 그냥 떠날 수는 없습니다. 휴가도 마찬가지다. 휴가는 개인의 권리이지만, 개인 휴가는 회사 업무 전반에 영향을 미치게 마련이다. 따라서 휴가를 내더라도 미리 준비하고 상사에게 알리는 것이 업무에 대한 책임감 있는 태도입니다.
드레스 코드
외모에 신경쓰는 것이 오피스 에티켓입니다. 외모는 외모와 다릅니다. 전자는 의복의 모습을 말하고, 후자는 얼굴의 청결함과 외모를 말합니다. 복장에 관해서는 일부 회사에서는 유니폼 규정에 따라 유니폼을 착용합니다. 규정이 없는 경우, 스스로 옷을 입는 직원은 사무실이 공식적인 공공 장소라는 원칙을 따르고 복장에 주의해야 합니다.
어떤 옷을 입어야 하는지에 대한 정해진 규정은 없지만 노출이 너무 심한 옷을 입는 것은 여성의 입장에서 예의에 어긋난다. 서양 에티켓에서는 여성이 사무실에서 어깨, 무릎, 발가락 세 가지를 드러내지 않아야 한다고 규정합니다. 동양인에게는 그러한 규칙이 없지만 일반적으로 사무실에서 너무 캐주얼하게 옷을 입으면 사람들이 당신이 충분히 전문적이지 않고 충분히 위엄 없어 보인다고 생각하게 됩니다.
남성복은 반드시 양복이나 격식을 갖춘 정장을 필요로 하는 것은 아니지만, 옷은 사물에 대한 자신의 견해와 주변 환경에 대한 존중의 정도를 표현합니다. 따라서 남성복도 특정 기준을 충족해야 합니다. 예를 들어 양말의 색상은 바지 색상과 일치해야 하며 상의는 바지 안으로 넣어야 합니다. 양복을 입을 때는 반드시 긴 소매를 입어야 하며, 끈 등이 달린 신발을 신는 것이 가장 좋습니다.
많은 회사에서는 의류 금기를 명확히 규정하는 것 외에도 개인 위생에 대한 요구 사항도 가지고 있습니다. 예를 들어, 남성은 머리를 짧게 유지하고, 턱수염을 밀고, 손톱을 길게 유지하고, 체취가 나지 않고, 개인 위생을 유지해야 합니다. 여성의 경우, 옅은 화장을 해서는 안 되며, 네일 염색을 하면 안 되고, 머리 염색을 하면 안 되고, 긴 머리를 뽑아서는 안 되며, 너무 많은 장신구를 착용하면 안 되고, 남들 앞에서 코트를 벗는 것도 금지된다. , 등.
지각하고 일찍 나가는 것
예절의 지각이란 정해진 시간 전후 10분 이내를 말하는 것으로, 10분 이내라면 그렇지 않습니다. 정말 늦은 것 같아요. 물론 사무실에서 에티켓을 기본으로 삼을 수는 없지만, 출퇴근 시간은 반드시 정해진 시간을 엄격히 준수해야 합니다.
대체로 지각하는 사람들은 설명해야 할 이유를 여러 가지로 꼽는다. 가장 흔한 이유는 교통체증, 알람이 울리지 않은 경우, 아픈 아이들, 신체적 불편함 등 개인적인 사고 때문이다. 결국 궁극적인 이유는 일찍 나가지 않기 때문일 뿐입니다. 지각은 핑계가 아닌 습관이자 핑계입니다.
따라서 직원들은 좋은 업무와 휴식 습관을 길러야 하며, 늦게까지 일하는 것보다는 일찍 일하는 것이 좋습니다.
늦었을 때 로그인하고 출근할 사람을 찾아야 하는 것은 더욱 부적절합니다. 직원을 대신하여 로그인하고 출근하는 것을 방지하기 위해 회사에서는 로그인 이외의 방법을 사용하여 평가하는 등 다양한 방법을 설정했습니다. 궁극적인 목표는 직원이 늦게 출근하고 일찍 퇴근하는 것을 방지하는 것입니다. 사실 지각하고 일찍 퇴근하는 이유가 반드시 게으름 때문만은 아닐 수도 있습니다. 대부분의 이유는 일 자체가 지루하거나, 근무 일정이 부적절하거나, 집에 정말 일이 있기 때문입니다.
사람의 지각은 자신의 일을 지연시킬 뿐만 아니라 다른 사람의 일에도 영향을 미치게 됩니다. 예를 들어, 한 사람의 부재로 인해 회의가 원활하게 진행되지 못하고 모든 사람의 시간이 낭비됩니다. 조용히 모임을 빠져나가는 사람들도 있다. 이런 통보도 없이 일찍 나가는 행동 역시 매우 무례하다.
윤리
또한 종종 간과되고 전진 및 후퇴에 대한 예절인 사무실 세부 사항도 있습니다. 먼저 문을 두드리세요. 사무실에서는 개인 소지품으로 간주되므로 직장에서 다른 동료의 기분을 방해하거나 이야기하거나 웃기 위해 사용해서는 안 됩니다. 그 중에는 예의바른 것도 있고 행동의 규범도 있습니다.
윤리의 의의는 기업문화를 같은 회사 내에서 모두가 묵인하고 준수하는 규칙으로 만드는 것인데, 특히 일상생활에서 행동지향적이고 예절보다 더 큰 의미를 갖는 행동이다. 윤리강령은 회사의 영업비밀을 마음대로 누설하지 않고 공무물을 훔치지 않는 등 같은 구조의 직원들이 일정한 원칙을 함께 지킬 수 있도록 하는 것입니다. 이는 한 단계 더 높은 수준의 사무실 예절입니다.