우선 대외 무역 사업에는 다양한 비용 항목이 있으며, 각 비용은 각각 다른 방식으로 결제됩니다. 각 비용을 재무 담당자가 정확하게 평가하기는 어렵습니다. 둘째, 금융과 업무의 높은 통합으로 인해 비용 관련 회계 증서는 재무 담당자가 제작하지 않고 대부분 비즈니스 부서 운영자가 작성합니다. 따라서 SAP 시스템을 어떻게 활용하여 비용 데이터의 품질을 향상시킬 것인가는 기업 재무 관리자에게 가장 중요한 문제가 되었습니다.
1. SAP 시스템의 구매 영수증 및 송장 확인 처리 로직
구매 영수증 및 송장 확인은 구매 주문 실행에 있어 두 가지 중요한 링크이며 밀접하게 연관되어 있습니다. 비즈니스 비용 데이터와 품질은 밀접한 관련이 있습니다. 구매영수증은 구매부서, 물류관리부서의 업무범위에 속하며, 구매영수증을 통해 재고상품이 생성됩니다. 송장을 받은 후 송장 검증을 통해 지급 계정이 전기됩니다. 구매 영수증 및 송장 확인 작업이 완료된 후 시스템은 사전 구성된 계정에 따라 자동으로 회계 증서를 생성합니다. 상품 구매 계정은 SAP 시스템에서 "GR/IR"로 설정되어 있으며, 구매 영수증 및 송장 확인 시 주로 전환 계정으로 사용됩니다.
구매 영수증 및 청구서 확인 순서에 따라 다음과 같은 두 가지 상황으로 나눌 수 있습니다.
1. 상품을 먼저 받은 다음 청구서를 받습니다(이하 "상품 먼저, 그 다음 송장") "송장"): 구매 영수증 작업을 실행할 때 시스템은 구매 오더에 있는 기타 원가 항목의 단가와 지불을 기준으로 재고 상품 배치의 총 가치를 추정합니다. 비용을 이월할 때 시스템에서는 현재 재고 금액을 기준으로 비즈니스 비용을 계산합니다. 송장을 확인할 때 송장과 수령한 상품 사이에 가격 차이(이하 "가격 차이"라 함)가 있는 경우 시스템은 해당 상품 배치에 해당하는 재고 가치 또는 사업 비용을 자동으로 조정합니다.
2. 송장을 먼저 받은 후 상품을 받습니다(이하 '송장 먼저, 상품 나중에'라고 함). 송장 확인 작업 중에 시스템에서 최종 결제 가격과 기타 비용 항목을 결정합니다. 구매 및 입고를 실행하는 동안 상품 배치의 총액은 송장에 의해 확인된 가격을 기준으로 계산됩니다. 수령한 수량이 송장 수량보다 큰 경우에도 초과 수량은 결제 단가 및 구매 오더의 기타 비용 항목을 기준으로 재고 물품의 가치로 계산됩니다.
물론, 물품을 일괄 수령하고 송장을 일괄 수령하는 업무의 경우 위의 두 가지 방법이 혼용될 수 있으며 위에서 언급한 시스템 처리 로직은 여전히 유효합니다. 구매영수증과 송장검증수량에 차이(이하 "수량차이"라 함)가 있는 경우, "GR/IR 정산계좌 관리"를 통해 차액을 증감하여 처리할 수 있습니다. 해당 재고 상품 가치 또는 비즈니스 비용을 기준으로 합니다.
2. SAP 시스템 운영 환경 가정
외국 무역 기업의 수입 사업을 예로 들어보겠습니다. 이 사업에는 다양한 비용 항목이 포함되며 다양한 비용의 가치가 변경됩니다. 따라서 비용 데이터의 품질 관리가 더 대표적입니다. 회사의 구매 부서는 상품 구매 업무를 담당하며, 구매 주문 입력 및 송장 확인은 SAP의 주요 업무입니다. 물류 관리 부서는 상품 구매 및 수령을 위한 실행 부서로서 주로 물류 링크 관리를 담당합니다. 상품 입고, 상품 관리, 배송 등 업무 비용 전반에 대한 모니터링을 담당하고, 이를 기반으로 원가 분석, 원가 예측, 의사결정을 수행합니다.
회사 비용 회계 세부정보부터 구매 주문까지 모든 비용이 해당 구매 주문에 집계됩니다. 업체의 실제 상황에 따라 '배송 우선, 티켓 후', '티켓 우선, 상품 후' 등이 될 수 있습니다.
3. 비용데이터 품질향상을 위한 기본작업
우선 경영기반을 확고히 해야 한다. 우리나라의 대외무역기업은 소유권과 제도가 다양화되어 있기 때문에 경영방식과 경영수준이 매우 다양합니다. 대부분의 기업은 관리가 광범위하고 표준화와 수량화가 부족하며 세련된 관리 요구 사항에 적응하기가 어렵습니다. 기업 경영 수준을 향상시키고 현대 시장 경쟁의 요구에 적응하기 위해 현재 가장 시급한 것은 경영 개념 변경, 조직 구조 재구성, 프로세스 최적화, 비즈니스 운영 및 관리 방법 변화, 좋은 기업 문화 조성입니다. , 등.
둘째, SAP 운영자를 위한 기초 지식 교육을 강화합니다. 한편, 비즈니스 담당자는 필요한 대외 무역 비즈니스 지식 외에도 특정 금융 지식을 습득해야 하며 동시에 금융 담당자도 대외 무역 비즈니스에 대해 어느 정도 이해해야 합니다. 반면, 모든 SAP 시스템 운영자는 자신이 회계 정보의 생산자이며 회계 정보의 정확성은 정확하고 완전한 비즈니스 운영에 크게 좌우된다는 점을 이해해야 합니다.
예를 들어, 관세는 수입 상품 비용의 중요한 부분입니다. 비즈니스 담당자가 구매 주문서에 관세를 입력하지 않은 경우, 송장을 받을 수 없으면 재고 상품의 가치에 관세가 포함되지 않습니다. 시간이 지나면 비용 회계 편차가 커지고 실제 비용 수준을 반영하지 않게 됩니다. 재무부는 경영에 있어 주도적인 역할을 해야 하며, 운영자가 재무적 관점에서 사업 운영을 표준화할 수 있도록 도와야 합니다.
셋째, 프로세스 인식을 강화합니다. 기업인들은 자신이나 부서가 일을 잘하면 모든 것이 잘 될 것이라고 단순히 생각할 수 없습니다. 과거에는 SAP 시스템을 구현하면서 업무 부서 간의 업무 경계가 허물어졌습니다. 업무를 완료하려면 프로세스 내 모든 부서의 협력이 필요했습니다. 예를 들어, 구매주문서의 원가회계는 조달부서, 물류관리부서, 재무부서가 함께 협력해야 하는 경우 어느 부서의 운영에 문제가 있으면 전체 원가회계 업무를 효과적으로 완료할 수 없습니다. 따라서 이념적으로 부서 간 장벽을 허물고 실시간 소통과 협의가 이뤄져야 한다.
넷째, 비즈니스 프로세스에 기반한 SAP 업무 운영 매뉴얼을 준비하세요. SAP 시스템은 다양한 산업에 적용 가능하기 때문에 기능적 인터페이스 정보가 복잡하고, 일부 분야의 명칭이 직관적이지 않아 운영이 어렵다. SAP 프로젝트 팀은 차트와 텍스트의 조합을 사용하여 각 작업 위치의 특정 작업 단계를 자세히 나열하고, 부정확한 데이터로 인한 결과를 효과적으로 방지하기 위해 각 작업 링크의 예방 조치와 가능한 결과를 표시해야 합니다.
네 가지. 사업비 데이터 품질 향상 방안
첫째, 구매주문서 입력 시 주의할 점. 지불, 수입 운임, 보험, 수입 관세, 통관 수수료, 상품 검사 비용, 창고 비용 및 국내 운임 등 발생하는 모든 비용 유형은 구매 주문서에서 최대한 정확하게 추정되어야 합니다. 구매오더에 기재된 원가 유형과 실제로 업무 수행 시 발생한 원가 유형이 다를 경우 원가 데이터에 영향을 미치게 되므로 추후 정리가 필요합니다. 각 원가 유형별로 가격이 결정되어 있는 경우에는 결정된 가격을 해당 원가 유형의 가격으로 사용해야 합니다. 가격이 아직 결정되지 않은 경우에는 가격에 영향을 미치는 관련 요소를 종합적으로 고려하여야 하며, 회계기준에서 정하는 최선의 견적 결정 방법에 따라 최선의 견적을 프로젝트 가격으로 사용하여야 합니다. 외화로 결제되는 원가항목의 경우 해당 항목에 포함된 외환을 헤지하는 경우 헤지환율을 원가항목의 환율로 사용한다. 헤징이 없는 경우에는 지급예정일의 은행선도환율을 해당 비용항목의 환율로 사용한다.
두 번째는 청구서와 영수증의 차이에서 주의해야 할 사항이다. "가격 차이" 문제를 해결하려면 비즈니스 부서(주로 구매 부서)는 구매 주문서의 과도한 가격 편차로 인해 부정확한 상품 비용이 발생하는 것을 방지하기 위해 매월 적시에 구매 송장을 받아야 하며, 특히 공급이 부족한 회사의 경우 더욱 그렇습니다. 판매주기. 당월 송장을 받을 수 없는 물품의 경우, 가격이 큰 경우, 구매 부서와 재무 부서가 공동으로 물품 가격을 결정하여 가격이 상대적으로 정확한지 확인하기 위해 월말 마감 전에 물품 가격을 결정해야 합니다. ; 금액이 작을 경우 월말 마감시간이 짧아질 수 있으며, 위 방법을 완전히 채택하지 못할 수도 있으며, 구매부서의 관련 업무담당자가 직접 평가액을 확인할 수 있습니다. 송장과 수령한 상품 간의 "부피 차이" 문제는 업무 과정 중 실제 손실이나 무게로 인해 발생할 수도 있고, 운영자의 실수로 인해 발생한 허위 수량 차이일 수도 있습니다. 이유를 불문하고 회사는 특정 책임자에게 이를 이행해야 합니다. 인사부서, 구매부서, 물류관리부, 재무부서가 공동으로 문제의 근본 원인을 분석하고 해결을 위해 노력할 것이며, 회사는 실제 비즈니스 상황에 따라 시스템을 엄격하게 운영하고 비용 수준을 진실되게 반영할 것입니다. 실제 "거래량 차액"의 경우 월말에 "GR/IR 청산 계정 유지" 기능을 통해 차액을 청산해야 합니다. 마지막으로, 위의 작업이 제대로 구현되려면 구매 부서, 물류 관리 부서, 재무 부서에서 이를 안내하고 제한하고 고정된 프로세스로 결정하는 일련의 해당 관리 메커니즘을 갖추어야 합니다.
세 번째는 청구서 검증 작업 시 주의해야 할 사항입니다. SAP 시스템에서 송장 검증을 수행할 때 입력된 수량은 정확해야 합니다. 그렇지 않으면 비용 데이터가 왜곡됩니다. 외화송장 검증 시 환율이 지급된 경우 실제 지급된 환율을 시스템에 입력해야 합니다. 그렇지 않으면 업무 비용 데이터와 실제 결과 간에 차이가 발생합니다(이 차이는 발생할 수 있음). 해당 환차손익으로 상쇄되며 전체 손익에는 영향을 미치지 않습니다. 이때 환율이 지급되지 않은 경우에는 구매주문서의 환율결정원칙에 따라 환율을 입력해야 합니다.
청구서 검증이 완료된 비용 항목에 대해 마지막 청구서를 조정해야 할 경우, 차후 차변 및 대변 메모 기능을 통해 비용을 늘리거나 줄일 수 있습니다. 또한 송장 확인 시 서로 다른 비용 항목을 혼동할 수 없습니다. 특히 가격 차이가 큰 비용 항목의 경우 더욱 그렇습니다. 외화로 결제되고 선지급이 필요한 수입업무의 경우, 대차대조표일 현재 당좌계정에 대한 외환평가를 실시할 때 지급업무의 본질을 분석하여 선지급을 평가하지 아니한다.
(작성자: China Minmetals Corporation)